Asiakkaitamme

Joensuun Maila

Urheiluseurassa käsitellään paljon henkilötietoja monessa eri muodossaan monen eri vapaaehtoisen toimijan toimesta. Järjestelmän kautta voimme tarjota vapaaehtoisille sekä henkilöstölle ohjeistuksen ja koulutuksen.

Järjestelmän kysymyslomakkeet auttavat pohtimaan ja selvittämään tietosuoja ja -turva-asioita monelta eri kannalta, joita ei tulisi mieleenkään miettiä urheiluseuran resursseilla ilman järjestelmää. Kysymyslomakkeista on varmasti hyötyä kaiken kokoisille organisaatioille.

Jatkuvuuden kannalta järjestelmästä on varmasti hyötyjä, koska jo kirjatut asiat ovat tallessa palvelussa, eikä jonkin toimijan kirjahyllyn kansiossa. Samoin päivitystä varten ohjeistuksen uusin versio löytyy aina järjestelmästä. Urheiluseuroihin tulee vuosittain mukaan uusia vapaaehtoisia, joiden perehdyttämiseen järjestelmä tarjoaa hyvät mahdollisuudet.

Antti Remes
hallituksen jäsen
Joensuun Maila

 


 

Lapin Timanttisahaus Oy

Lapin Timanttisahaus Oy:ssä on oltu yhtä hämmentyneitä ja epätietoisia tietosuoja-asetuksen asettamista vaatimuksista kuin monissa muissakin pienissä ja keskisuurissa yrityksissä Suomessa. 

Koko EU:n laajuinen tietosuoja-asetus (GDPR) astuu voimaan 25. toukokuuta, mutta kansallisen lainsäädännön uusiminen on vielä kesken eduskunnassa, ja sen vuoksi lopulliset soveltamisohjeet puuttuvat.

– Olemme kartoittaneet riskejä, joita liittyvät henkilötietojen käsittelyyn. Olemme myös keränneet tietoa asetuksesta ja tulleet siihen tulokseen, ettei juuri kukaan tiedä, mitä asetus tuo tullessaan, sanoo Kaisa Vaaramaa Lapin Timanttisahaus Oy:stä.

Lapin Timanttisahaus Oy on rakennusalan erikoistöihin keskittynyt yritys. Se toimii pääsiassa Lapin alueella ja tekee timanttiporauksia ja -sahauksia sekä purkutöitä uudisrakennus- ja korjauskohteissa. Asbestipurut ovat yrityksen erikoisalaa.

Työntekijöitä yrityksessä 35–45 riippuen kausivaihtelusta.

Vaaramaan mukaan tähän asti kaikki tietosuojaan liittyvä hoitui omalla painollaan.

– Nyt oli perehdyttävä entisiin toimintatapoihimme ja muutettava ne uutta lainsäädäntöä vastaaviksi. Työ tuntui todella vaikealta, koska emme tienneet, mistä pitäisi aloittaa, ketä työntekijöistämme asetus koskee – ja ennen kaikkea, mitä tärkeää jää huomioimatta, Kaisa Vaaramaa sanoo.

Apu löytyi sähköpostista

Lapin Timanttisahauksessa ei kuitenkaan jääty tumput suorina odottamaan. Apua ryhdyttiin etsimään, ja parilta konsultilta saatiinkin tarjous.

– Hinta oli huikea. Konsultti olisi tehnyt työn, ja meille olisi jäänyt se iso lasku maksettavaksi sekä paperilappu, jota ei ehkä kukaan koskaan olisi lukenut. Entä jatko? Ne tulevat vuodet, jolloin asetus täytyy olla jokaisella henkilötietoja vähänkin käsittelevällä ”luissa ja ytimissä”? Entä kun uusia työntekijöitä rekrytoidaan? Miten heidät saadaan ymmärtämään asian tärkeys, Vaaramaa ihmetteli tuolloin.

Sitten eräänä päivänä yrityksen postissa oli viesti Pro Pilvipalveluiden yrittäjältä Hannu Hirvoselta

Viestissään Hirvonen kertoi kehittämästään palvelusta, joka avaa tietosuoja-asetusta selkokielellä. Palvelu ja sen tukimateriaali antaa helposti ymmärrettävät ohjeet, kuinka päästä alkuun ja kuinka pistää asiat tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisiksi.

– Päädyimme Pro Tietosuojaan, koska sen ratkaisu tuntuu selkeältä, ja se kantaa tulevaisuudessakin. Samalla se helpottaa työntekijöiden perehdyttämistä asetukseen.

– Nyt tiedämme, mistä aloittaa ja pääsemme osaltamme täyttämään asetuksen vaatimuksia. Uskomme, että saamme asetuksen hanskaan määräaikaan mennessä. Lomien jälkeen syksyllä 2018 kaiken pitäisi olla vielä paremmin kunnossa, Vaaramaa sanoo.

Vaiheittain stressiä välttäen

Lapin Timanttisahaus Oy:ssä edetään vaiheittain, ja tietosuojaa rakennetaan asetuksen vaatimalle tasolle vaiheittain, pala palalta, turhaa stressiä välttäen. 

Heti ensimmäiseksi yritykselle luodaan palveluun oma organisaatio ja siihen henkilöstö rooleineen ja käyttäjätunnuksineen sekä lomakkeet, joita tarvitaan henkilöstön perehdyttämisessä asetukseen sekä tietosuojan riskien arvioinnissa.

Lomakkeiden täyttäminen aloitetaan jo aloituspalaverissa, ja vastauksia täydennetään vielä ennen kesälomia. Myös henkilökunnalle on tarkoitus järjestää tunnin, parin mittainen perehdytys ennen lomille lähtöä. Asetuksen mukaisen dokumentaation rakentamista ja koulutusta jatketaan syksyllä 2018.

– Kaaos helpottaa heti, kun on tukena joku, joka tietää, mistä aloitetaan, ja käsitetään mitä asetus vaatii, Kaisa Vaaramaa iloitsee.


 


 

Joensuun Kataja

Urheiluseurassa henkilötietoja käsitellään paljon. Varsinkin isossa seurassa, kuten Katajassa, jossa harrastajia on noin 1700 ja toimijoita satoja. Meille on äärimmäisen tärkeää, että  kykenemme hallitsemaan ja koordinoimaan tietosuojaamme toimivan ja riittävän yksinkertaisen työkalun avulla. Pro Pilvipalvelut on mahdollistanut tietosuoja-asioiden hallinnoinnin meidän seurassamme. Työkalu on toimiva ja sen lisäksi olemme saaneet palvelua aina tarvitessamme, mikä on aivan yhtä tärkeää kuin työkalun toimivuus. Suosittelemme palvelua muillekin seuroille.

Riku Tapio
toiminnanjohtaja
Joensuun Kataja ry

 


 

Tutustuessamme Pro Työturva -palveluun puheeksi tuli myös keväällä ajankohtainen tietosuoja. Pro Pilvipalvelut esittelivät myös siihen suunnitellut palvelun ja päätimme ottaa myös sen käyttöömme. Käyttöönottoa helpotti huomattavasti, että järjestelmän toiminnot ja idea olivat käytännössä samanlaisia Pro Työturvan kanssa. Olimme yrittäneet haalia tietoa asetuksesta ja sen vaatimista asioista, mutta työn aloittaminen tuntui vaikealta ja mm. hyvien lomakepohjien ja palveluntarjoajan löytäminen työläältä. Pro Tietosuoja on yhtä helppo ja vaivaton käyttää kuin Pro Työturva ja saimme sillä tehtyä tarvittavat asiakirjat ja selvitettyä puuttuvat tai korjattavat asiat. Koulutamme myös koko henkilöstön, koska palvelemme laajaa joukkoa erilaisia yritysasiakkaita ja haluamme huolehtia osaltamme asianmukaisesta tietosuojasta ja tietoturvasta.

Maarit Eklund
toimitusjohtaja
Tupla-Luuta Oy

 


 

Juniori Jokipojat ry

Tutustuimme kevättalvella 2018 tietosuoja-asetukseen ja osallistuimme alueellisiin koulutuksiin. Tutkimme myös lajiliiton materiaaleja ja mietimme kuinka selviäisimme parhaiten asetuksen vaatimuksista ja tekisimme sen edellyttämät dokumentit mahdollisimman fiksusti.

Urheiluseuran käytännön toiminnasta vastaavan toiminnanjohtajan harteilla on monta muutakin tehtävää ja projektin hoitaminen maaliin uhkasi venyä. Huoli juniorien - ja koko seuran - henkilötietojen asiallisesta ja turvallisesta käsittelystä oli kuitenkin koko ajan mielessä. Pro Pilvipalveluiden yhteydenotto ja heidän tarjoama malli projektin toteuttamisesta auttoi koko homman läpivientiä merkittävästi. Juniori Jokipojat ry kuten muutkin urheiluseurat toimivat suurimmaksi osaksi vapaaehtoisista henkilöistä koostuvan aktiivijoukon avulla. Tuon vuosien varrella melko paljon vaihtuvan suuren joukon sekä luottamushenkilöiden koulutus asettaa ison haasteen organisaatiollemme. Päätimme kuitenkin tehdä tarvittavat toimet kuntoon ja kouluttaa hieman myöhemmin koko porukan ymmärtämään linjatut toimintatavat ja ohjeet.

Esitelty Pro Tietosuoja -palvelu sekä sen mukana tullut tietopaketti helpotti merkittävästi selvitystyötä ja asioiden tarkempaa mietintää. Palvelun selkeä ja helppokäyttöinen käyttöliittymä ja ominaisuuksien laajuus yllätti myös positiivisesti. Vastaamalla palvelun sisältämiin kysymyksiin pystyimme tekemään asetuksen edellyttämän dokumentaation omalla porukalla ykköstunneissa. Ensimmäinen vaihe ei siis ollutkaan niin paha ”rasti” kuin pelkäsimme. Toki meillä on vielä jatkossa työtä näiden tietojen ylläpidossa ja parantamisessa, mutta se on huomattavan paljon helpompaa ja järkevämpää pilvipalvelun avulla. Emmekä ole käsintehtyjen ja helposti vanhenevien ja katoavien paperien ja tiedostojen armoilla. Palvelusta saa lisäksi valmiina hyvän materiaalin seuran sisäiseen käyttöön mm. koulutuksissa.

Täydennämme samalla myös jo olemassa olevan tietosuojaselosteen selvitystyömme pohjalta ajan tasalle. Sekin vaatii ajoittain tarkistelua ja huoltoa. Koska käytössämme on lisäksi asianmukainen ja asetuksen vaatimukset täyttävä jäsenrekisteriohjelmisto, niin nyt meillä on koossa asiallinen kokonaisuus. Tietosuoja-asetuksesta voi kun voikin selvitä hengissä!

Jarmo Mustonen
toiminnanjohtaja
Juniori Jokipojat ry

 


 

Piänkiäntäjät ry

Tietosuoja-asiat on pienessäkin yhdistyksessä hallittava. Jo pelkästään tietosuojaan liittyvä sanasto on hämmentävä. Kuten meilläkin, yhdistykset toimivat yleensä vapaaehtoistyöllä ja tietoturvaan liittyvät asiat sekä dokumentit tahtovat jäädä jo valmiiksi ylityöllistetyn sihteerin hommiksi. Työtaakkaa helpottaaksemme otimme käyttöön Pro tietosuojan. Tämä "yhdeltä luukulta" -palvelu toimii yhdistyksessämme myös toimihenkilöiden vaihtuessa. Olemme tyytyväisiä palvelukokonaisuuteen ja erityisesti sihteerimme kiittää. Kohtuullisen pienellä taloudellisella panostuksella voimme turvata jäsentemme tiedot ja helpottaa myös tulevien hallitusten jäsenten työtä lakisääteisten asioiden hoidossa.
 
Niina Tuononen
Piänkiäntäjät ry
Puheenjohtaja

 


 

Kuopion Palloseura ry

Kuopion Palloseura ry on Suomen kahdeksanneksi suurin jalkapalloseura, jossa pelaajajäseniä on n. 1400. Seurassa pelaajien ja heidän vanhempiensa salassapito- ja tietosuoja-asiat ovat olleet aiemminkin tärkeässä roolissa. Uusi asetus on tuonut asian vielä tarkempaan tarkasteluun, jotta myös joukkueiden valmentajat ja muu taustaryhmä ovat myös tietoisia asetuksen vaatimasta tasosta ja sen aiheuttavasta toimintavan muutoksista.

Vuoden 2018 alussa mietin, kuinka asia saadaan seurassa hoidettua ”kivuttomasti”. Tutkin ja tutustuin verkossa moneen tietosuojapalvelua tarjoamaan yritykseen, valinnaksi tuli Pro Tietosuoja.

Pro Tietosuojan asiantuntijoiden laatima materiaali on tehty selkeäksi ja helposti ymmärrettäväksi. Valmiit kysymykset tekevät selkeän polun tietosuoja-asioiden selkeytymiseen kaikille seuran asiasta vastaaville henkilöille. Pro Tietosuojasta löytyy koulutusohjeistus, jonka avulla pystyy kouluttamaan vastuuhenkilöt ja saamaan samalla dokumentoitua tietosuoja asiat, joita on helppo päivittää.

Pro Tietosuojan hinta on yhdistyksille erittäin kohtuullinen. Lisäksi säästöä saa, kun työn pystyy tekemään yhdistyksen vastuuhenkilöt yhdessä Pro Tietosuoja -työkalun avulla.

Voin suositella Pro Tietosuojaa yhdistysten käyttöön, Banzai!

Jari Koistinen
toiminnanjohtaja
Kuopion Palloseura ry

 


 

Seger Oy

Olimme tutustuneet jo aikaisemmin Pro Pilvipalveluiden toiseen palveluun Pro Työturvaan. Olemme ylläpitäneet kemikaaliluetteloamme sillä muutaman kuukauden ja sitten he kertoivat uudesta palvelusta, jolla olisi mahdollista laittaa uuden tietosuoja-asetuksen mukaiset asiat kuntoon. Olimme jo miettineet erilaisia vaihtoehtoja ja aika vaikealta tuntui löytää hyvä malli projektin läpivientiin. Onneksi tuli puheeksi, koska palvelussa on sama logiikka kuin Pro Työturvassa ja se oli meille jo tuttu. Yritys oli myös koostanut hyvään tukimateriaalia meidän ryhmämme avuksi ja ongelma alkoi ratketa pikkuhiljaa.

Verkosta löytyy paljon oppaita ja informaatiota, mutta ne jäävät aika vaikeaselkoisiksi ja itse dokumentaation luominen ei hoidu niillä. Tietoa on paljon – jopa liikaa – mutta ei ratkaisua käytännön toimiin. Pro Tietosuojassa on ymmärrettävät kysymykset, hyvät ohjeet ja lopputuloksena selkeä dokumentaatio, jonka avulla voimme kouluttaa koko henkilöstön ilman lisätyötä koulutusmateriaalin kanssa. Säästämme jo siinä merkittävästi työaikaa sekä kustannuksia. Itse palvelu on hinta/laatu -suhteeltaan kilpailijoitaan selkeästi edullisempi. Tärkeintä on kuitenkin sen vastaavuus asetuksen vaatimuksiin. Pystymme hoitamaan kaikki velvoitteet perusdokumenteista tietoturvaloukkauksiin asti. Pääsemme maaliin kohtuullisella työllä ja projekti valmistuu aikataulussa.

Esa Mannermaa
kunnossapitopäällikkö
Seger Oy

 


 

Kirkkokadun Hammaslääkärit Oy 

Tietosuoja-asetus ja sen mukanaan tuomat uudet vaatimukset ja niiden ymmärtäminen mietityttivät. Terveydenhuollossa asiakastietojen käsittely ja säilyttäminen määräyksien mukaisesti on erittäin tärkeää. Laajalta vaikuttava uusien huomioitavien asioiden määrä, kokonaisuuden hallitseminen ja kirjaaminen oli päällimmäisenä huolenaiheena. Pro Tietosuojan tultua mukaan yhteistyökumppaniksi asian lähestyminen helpottui. Tietosuoja-asian jakaminen selkeisiin osa-alueisiin, tukimateriaalit sekä kansantajuiset vinkit ja ohjeet helpottivat ohjelman käyttöönottoa. Pilvipalveluun koottava materiaali soveltuu samalla myös henkilökunnan koulutukseen ja uusien työntekijöiden perehdyttämiseen. Oman toiminnan tarkastelu ja pohdinta antaa mahdollisuuden pitää myös jatkossa tietoja ajan tasalla itsenäisesti. 

Tapani Hyppönen 
hammaslääkäri/yrittäjä 
Kirkkokadun Hammaslääkärit Oy 

 


 

Tilitoimistoyrittäjän mietteitä

Tietosuojan ja -turvan kuntoon laittaminen ja tarvittavat dokumentit – vieläkin muistan sen tunteen, mikä tuli ensimmäisen aiheesta pidetyn luennon jälkeen: Voiko tuosta kukaan selvitä "kuivin jaloin"? 

Järkeilemällä yritin selvittää, mikä tilitoimistollemme olisi paras polku - luultavimmin kivinen sellainen joka tapauksessa. Meillähän on myös velvollisuus opastaa omia asiakkaitamme näissä kysymyksissä, joten koko ajan oli mietittävä asiat heidänkin kannaltaan. 

Lopullisen vastauksen löydyttyä olikin helpottunut olo. Joku muu oli miettinyt meidänkin asioita. En oletakaan, että toimistomme asiat ovat vielä täysin kunnossa, mutta meillä on kansantajuinen työkalu asioiden jatkuvaan kehittämiseen myös tulevina vuosina. Olemme vinkanneet siitä myös apua kyseleville asiakkaillemme, koska tiedonpuute ja huoli on varsin laaja. 

Apunamme on nyt Pro Tietosuoja -palvelu! 

Sisko Jussila 
Tilijussila Ky 

 


 

Keski-Karjalan Hoivapalvelut Oy 

Olemme pieni yksityinen kotihoitoyritys, jossa asiakkaiden salassapito ja tietosuoja-asiat on olleet hyvin tärkeässä roolissa aina, mutta uuden asetuksen myötä asiaan on paneuduttava entistä tarkemmin. 

Uudet määräykset tuntuivat alkuun kohtuuttoman vaativilta ja monimutkaisilta. Suuri haaste yritykselle on saada koko henkilökunta ymmärtämään ja sitoutumaan uusiin vaatimuksiin. 

Tutustuttuani Pro Tietosuojan asiantuntijoiden laatimaan materiaaliin, uskon että uusista määräyksistä ja tietosuojaselosteen teosta yrityksemme henkilökunta selviää varmasti. 

Materiaali on tehty selkeäksi ja helposti ymmärrettäväksi, kun siihen tutustuu huolellisesti. Kysymyksiin vastaamalla asiat selkiytyvät ja koko henkilöstö voi kouluttautua samalla kun niihin vastataan. Pro Tietosuojan ohjeiden avulla koulutamme henkilökunnan ja teemme oman vaatimusten mukaisen dokumentaation, jota päivitämme aina tarpeen mukaan. Koulutusrekisteriin merkitään kätevästi koulutukset ja muistutukset päivityksistä. Kysymysten avulla saadaan tietosuojaseloste dokumentoitua luettavaan muotoon ja tarvittaessa esitellä miten meillä on asetuksen mukaisesti kaikki kunnossa. 

Pro Tietosuojan hinta on huomattavasti edullisempi kuin monella kilpailevalla yrityksellä. Lisäksi emme tarvitse kallispalkkaista konsulttia kouluttamaan henkilöstöä, vaan teemme työn itse palvelun avulla. Tämä on hyvin tärkeää pienille yrityksille tai yhdistyksille, joilla ei ole resursseja palkata ulkopuolista kouluttajaa. 

Voin suositella Pro Tietosuojaa muillekin sosiaali- ja terveysalan toimijoille. 

Mirja Varonen 
shAMK/yrittäjä 
Keski-Karjalan Hoivapalvelut Oy

 


 

Palvelua toteuttamassa